Zuwendungen können für den Projektstrang I Technik und für den Projektstrang II Dolmetschung/Fortbildung für die Jahre 2020 und 2021 beantragt werden. Insgesamt stehen für die Förderung von Corona-bedingten Bedarfen im Rahmen des Projekts „Hilfesystem 2.0“ ca. 4 Mio. Euro zur Verfügung. Von dem Budget sind auch die Verwaltungsausgaben zu bestreiten.
Zuwendungen sind Steuergelder, die an Stellen außerhalb der öffentlichen Verwaltung fließen, um gesellschaftlich wichtige Ziele zu fördern. Dafür müssen bestimmte Verfahren und Regeln beachtet werden. Im Folgenden werden Ihnen die wichtigsten Schritte zum Zuwendungsverfahrens für dieses Projekt vorgestellt und FAQs (frequently asked questions) beantwortet. Die FAQs werden fortlaufend und nach Bedarf aktualisiert und in der aktualisierten Version auch auf dem Online Portal ProDaBa 2020 zur Verfügung gestellt.
Die FAQ sind zudem hier in der pdf-Version zum Download verfügbar (Version: 07. Dezember 2020).
Als Zuwendungsempfänger_innen kommen nichtstaatliche Organisationen (juristische Personen des Privatrechts) und öffentliche Träger_innen (juristische Personen des öffentlichen Rechts) in Betracht, die Aufgaben im Hilfesystem für gewaltbetroffene Frauen und deren Kinder wahrnehmen.
Träger_innen von Frauenhäusern, Frauenschutzwohnungen und Fachberatungsstellen mit einem Schwerpunkt zu Gewalt gegen Frauen und Mädchen können Zuwendungen beantragen.
Zu den Fachberatungsstellen zählen insbesondere Frauenberatungsstellen, Frauennotrufe, Beratungsstellen zu sexualisierter Gewalt und Interventionsstellen.
Die Träger_innen müssen organisiert sein bei
oder
Jede_r Träger_in kann für jede seiner_ihrer Einrichtungen (Frauenhaus, Frauenschutzwohnung und/oder Fachberatungsstelle mit dem Schwerpunkt Gewalt gegen Frauen und Mädchen) jeweils einen Antrag einreichen
Für das Zuwendungsverfahren sind verbindlich die seitens der gsub über das Online-Portal ProDaBa2020 bereitgestellten Online-Formulare zu nutzen. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben müssen der Antrag, die Mittelanforderung und der Verwendungsnachweis mit Originalunterschrift zusätzlich auf postalischem Weg bei der gsub eingereicht werden:
gsub mbH
Hilfesystem 2.0
Kronenstraße 6
10117 Berlin
[1] Es ist ausreichend, wenn Sie sich als Träger_in einmal für das Online-Portal registrieren. Sie können dann für Ihre verschiedenen Einrichtungen unterschiedliche Anträge stellen.
Anträge können ab dem 07.12.2020 über das Online-Portal gestellt werden und müssen bis spätestens zum 15.01.2021 postalisch bei oben genannter Adresse (gsub) eingehen. Der Projektzeitraum ist festgelegt auf den 15.01.2021 bis 31.03.2021.
Voraussetzung für die Antragstellung ist eine erfolgreiche Registrierung, um einen Zugang zum Online-Portal zu erhalten. In der Regel kann die Registrierungsprüfung bei Vorlage der notwendigen Informationen und Unterlagen innerhalb von 48 Stunden erfolgen.
Mittel können nach dem Abschluss des Weiterleitungsvertrags mit FHK über das Online-Portal angefordert werden. Mittelanforderungen müssen spätestens bis zum 05.02.2021 (Posteingang) gestellt werden.
Ausgaben müssen bis 31.03.2021 belegmäßig entstanden und bezahlt worden sein. Das bedeutet, dass eine Rechnung über Ihre Ausgaben vorliegen muss. Falls die Mittel nicht gänzlich verausgabt werden, müssen die verbliebenen Mittel an FHK zurück überwiesen werden.
Verwendungsnachweise (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) müssen über das Online-Portal erstellt und spätestens zwei Monate nach Projektende postalisch übermittelt werden.
[1] Aufgrund der kurzen Projektlaufzeit wird bei der Antragstellung das ‚Windhundprinzip‘ gelten. Das bedeutet, dass die Anträge in der Reihenfolge ihres Eingangs geprüft und bewilligt bzw. ggf. abgelehnt werden.
Anträge können seit dem 15.10.2020 über das Online-Portal gestellt werden. Voraussetzung dazu ist eine erfolgreiche Registrierung, um einen Zugang zum Online-Portal zu erhalten. Dies kann bis zu 48 Stunden Zeit in Anspruch nehmen.
Anträge können bis 30.04.2021 (Posteingang) gestellt werden. Der Projektzeitraum ist so zu wählen, dass der Beginn nach dem Datum der Antragstellung liegt. Der Projektzeitraum endet spätestens zum 31.08.2021.
Mittel können nach dem Abschluss des Weiterleitungsvertrags mit FHK über das Online-Portal angefordert werden.
Mittel können spätestens bis zum 31.07.2021 (Posteingang) angefordert werden.
Ausgaben müssen bis 31.08.2021 belegmäßig entstanden und bezahlt worden sein. Das bedeutet, dass eine Rechnung über Ihre Ausgaben vorliegen muss.
Je nach Umfang der Leistung sind die entsprechenden Vorgaben zur Vergabe von Aufträgen zu beachten (siehe die Frage weiter unten: Müssen Vergleichsangebote eingeholt werden?).
Falls die Mittel nicht gänzlich verausgabt werden, müssen die verbliebenen Mittel an FHK zurück überwiesen werden.
Verwendungsnachweise (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) müssen über das Online-Portal erstellt und spätestens zwei Monate nach Projektende postalisch übermittelt werden.
Es ist zu beachten, dass die beantragten Maßnahmen keine regelmäßige finanzielle Förderung von Ländern und Kommunen ersetzten dürfen und zeitlich bis zum 31.08.2021 abgeschlossen sein müssen.
Die beantragten Zuwendungen müssen sich aus einem Sonderbedarf durch die Corona-Pandemie ergeben. Das Hilfesystem soll sich mittels des Projekts an solche Herausforderungen, die mit Krisensituationen im Allgemeinen und mit Pandemiesituationen im Besonderen einhergehen, durch nachhaltiges technisches Empowerment anpassen können. Dazu zählt auch die dafür erforderliche Qualifizierung der Mitarbeiter_innen sowie Dolmetschleistungen für die Beratung gewaltbetroffener Frauen. Dabei ist zu beachten, dass keine Zuwendungen für Regelfinanzierungen des Hilfesystems beantragt werden können und dass der Corona-bedingte Sonderbedarf bei der Antragstellung jeweils begründet werden muss.
Zuwendungsfähig sind im Projektstrang I: Technik
Als technische Ausstattung im Projektstrang I kann insbesondere Folgendes beantragt werden:
Bitte beachten Sie, dass Geräte wie PCs, Laptops und Tablets zum Zwecke des Homeschooling nicht förderfähig sind. Hintergrund ist, dass der schulische Bereich Sache der Länder ist.
Es ist empfehlenswert auf die Kompatibilität der IT-Geräte zu achten. Nützliche Links zur technischen Ausstattung:
[1] Software zur datenschutzkonformen Beratung, möglichst mit Statistik, Falldokumentation/ Klient_innenverwaltung; Software zu Fortbildungen und/oder Team- und Videokommunikation; Software zum Management von Social Media.
Zuwendungsfähig sind im Projektstrang II: Dolmetschung/Fortbildung
In Projektstrang II können Mittel für Fortbildungen beantragt werden. Zu Qualifizierungsmaßnahmen zur Unterstützung für gewaltbetroffene Frauen und deren Kinder zählen beispielsweise Trainings, Weiterbildungen, Qualifizierungen für Fachpersonal in Frauenhäusern und Fachberatungsstellen, die Kontakt zu gewaltbetroffenen Frauen und deren Kindern haben.
In folgenden Bereichen können Fortbildungen insbesondere durchgeführt werden:
Im Projektstrang II können Mittel für Dolmetschungen beantragt werden, um bei Beratungs- und Unterstützungsprozessen von Klient_innen, die Corona-bedingt nicht mehr Face-to-Face stattfinden können, eine qualifizierte Sprachmittlung zu gewährleisten. Laiendolmetscher_innen, die sonst häufig Dolmetschungen im Hilfesystem übernehmen, verfügen meist nicht über wichtige spezifische Kompetenzen für das Dolmetschen im Rahmen von Video- und Telefonkonferenzen.
Für die Dolmetschleistungen soll auf professionelle und zum Thema Gewalt gegen Frauen und Mädchen besonders qualifizierte Anbieter_innen zurückgegriffen werden. Bei den Dolmetschleistungen können insbesondere Fremdsprachen, Blindenschrift, Gebärdensprache und Leichte Sprache berücksichtigt werden.
Es ist zu beachten, dass die beantragten Maßnahmen keine regelmäßige finanzielle Förderung von Ländern und Kommunen ersetzten dürfen und zeitlich bis zum 31.08.2021 abgeschlossen sein müssen.
Auch für die barrierefreie Gestaltung von Websites, Social Media Accounts und Materialien für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit können Mittel beantragt werden, wenn dies Corona-bedingt begründet werden kann.
Nützliche Links zur Dolmetschung:
Nützliche Links zu Fortbildungen:
Die Zuwendung wird auf Ausgabenbasis als Projektförderung für Projektstrang I und II zusammen in Höhe von mindestens 1.000 Euro bis zur Höhe von 12.000 Euro in Form der Anteilfinanzierung gewährt. Dabei kann je Projektstrang maximal 6.000 Euro pro Einrichtung beantragt werden. Die Förderung setzt voraus, dass die Antragsteller_innen finanzielle Eigen- oder Drittmittel in Höhe von mindestens 10 % (für die technische Ausstattung) und mindestens 20% (für die Dolmetschung/Fortbildung) der bewilligten Ausgaben in das Vorhaben einbringen.
Das bedeutet, dass im Projektstrang I Technik die Förderung maximal 90% der Ausgaben umfasst. Im Projektstrang II Dolmetschung/Fortbildung umfasst die Förderung maximal 80% der Ausgaben. In der Handlungsanleitung zur Antragstellung wird beispielhaft erklärt, wie Sie Ihre Eigenbeteiligung als Eigenmittel oder als Leistungen Dritter nachweisen können. Fördermittel aus anderen Förderprogrammen des Bundes können nicht als Drittmittel eingesetzt werden. Die Fördermittel aus diesem Programm können grundsätzlich nicht als Komplementärmittel für andere Programme des Bundes eingesetzt werden.
Grundsätzlich können keine Anträge für bereits getätigte Ausgaben bzw. bereits begonnene Maßnahmen gestellt werden. Mit einer Maßnahme darf grundsätzlich zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht begonnen worden sein. Wichtig ist, dass vor Antragstellung und positiver Rückmeldung noch keine Zahlungen getätigt und rechtliche Verbindlichkeiten (z. B. Vertragsabschlüsse) eingegangen werden.
Es ist zu beachten, dass die beantragten Maßnahmen keine regelmäßige finanzielle Förderung von Ländern und Kommunen ersetzen dürfen und zeitlich abgeschlossen sein müssen.
Auch kann für Personalkosten, Kauf von Möbeln oder Wartung von IT-Geräten beispielsweise keine Zuwendung beantragt werden.
Grundsätzlich gilt es, bei der Verwendung von öffentlichen Fördermitteln, diese wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. Um dies zu erreichen, regelt das Vergaberecht, wie öffentliche Aufträge erteilt werden dürfen.
In der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sind Regelungen getroffen worden, die durch die Antragsteller_innen zu beachten sind. Diese Regelungen sind zur Bewältigung der wirtschaftlichen Folgen der COVID-19-Pandemie erweitert worden, indem die Wertgrenzen für den Direktkauf erhöht wurden.
Bei einem Preis von bis zu 3.000 Euro netto können Aufträge/Anschaffungen direkt vergeben/getätigt werden. Bei Aufträgen/Anschaffungen über 3.000 Euro netto müssen zwei weitere schriftliche Vergleichsangebote eingeholt und bewertet werden, bevor der Auftrag erteilt/die Anschaffung getätigt wird.
Diese Entscheidung ist in einem Vermerk zu dokumentieren und neben dem Vertrag, der Rechnung und dem Zahlungsnachweis zum Nachweis der Ausgabe im Verwendungsnachweis zur Prüfung vorzuhalten. Wichtig: Bei der Antragstellung müssen keine Vergleichsangebote eingereicht werden.
Falls Sie keine Vergleichsangebote einholen können, weil es beispielsweise keine weiteren Anbieter_innen für eine Qualifizierungsmaßnahme gibt, kontaktieren Sie bitte die Mitarbeiterinnen der FHK.
Auch für Aufträge/Anschaffungen unter 3.000 Euro müssen zwei weitere Vergleichsangebote ermittelt und dokumentiert werden, um dadurch den Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erbringen und nachvollziehbar zu machen. Hier können Sie wie folgt vorgehen:
Sie haben sich beispielsweise für ein bestimmtes Konferenzmikrofon bei einem Anbieter entschieden. Bitte führen Sie eine kurze Internetrecherche zu demselben Modell oder einem vergleichbaren Modell bei zwei weiteren Anbietern durch. Fotografieren Sie diese Vergleichsangebote per Screenshot mit der folgenden Tastenkombination:
Windows: Windows-Logo-Taste + UMSCHALT + S drücken
Anschließend fügen Sie den Screenshot in eine Textdatei mit tagesaktuellem Datum ein und speichern diese ab. (Diese Textdatei muss als Nachweis bei einer eventuellen stichprobenartigen Überprüfung vorgezeigt werden können, um nachweislich zu belegen, dass die Zuwendung wirtschaftlich und sparsam verwendet wurde.) Alternativ können Sie auch das Ergebnis Ihrer Internetrecherche ausdrucken und mit tagesaktuellem Datum versehen.
Bitte beachten Sie, dass die Fördermittel im Projektstrang I bis zum 31.03.2021 verausgabt sein müssen. Das bedeutet, dass Ihre Anschaffungen bis zu diesem Datum getätigt und bezahlt sein müssen. Daher wäre beispielsweise ein Mobilfunk- oder Lizenzvertrag, der über den 31.03.2021 hinaus weiterläuft, nur dann vollständig förderfähig, wenn Sie die damit verbundenen Ausgaben vollständig bis Ende März bezahlen können.
Wenn die von Ihnen beabsichtigten Anschaffungen vergriffen sind, können Sie grundsätzlich auf gleichartige andere Technik ausweichen. Sollte eine Anschaffung teurer werden, aber eine andere günstiger, können sich die Positionen ausgleichen, sofern die bewilligten Gesamtausgaben dabei nicht überschritten werden.
Nach abgeschlossener Prüfung Ihres Antrags durch FHK und die gsub mbH, erhalten Sie von FHK einen Weiterleitungsvertrag in zweifacher Ausfertigung. Ein Ihrerseits unterschriebenes Vertragsexemplar übermitteln Sie an FHK zurück. Dass zweite Exemplar verbleibt bei Ihnen. Mit Abschluss des Vertrags können Sie Fördermittel anfordern. Hierzu ist über das Ihnen bekannte Online-Portal ProDaBa2020 eine Mittelanforderung zu stellen. Dazu wird Ihnen im Portal eine Handlungsanleitung zur Verfügung gestellt.
Sie müssen spätestens 8 Wochen nach Vorhabenende einen Verwendungsnachweis einreichen. Bei Vorhaben, die zum 31.03.2021 enden, ist der entsprechende Stichtag der 31.05.2021. Bei Vorhaben, die zum 31.08.2021 enden, sind die Verwendungsnachweise zum 29.10.2021 einzureichen.
Sie werden dazu zu gegebener Zeit von der gsub zum Einreichen der Verwendungsnachweise aufgefordert und erhalten im Zuge dessen weitere Informationen sowie eine Handlungsanleitung. Vom Prinzip her erfolgt die Erstellung analog zur Antragstellung über das Online-Portal ProDaBa2020.
Im Verwendungsnachweis sind ggf. Vergleichsangebote mit einzureichen. Bitte beachten Sie auch die Frage weiter oben: Müssen Vergleichsangebote eingeholt werden?
Die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind im Rahmen der Umsetzung zu berücksichtigen.
Das Zuwendungsverfahren findet in einem hochsensiblen Bereich statt, da viele der Antragsteller_innen Einrichtungen (insbesondere Frauenhäuser und Schutzeinrichtungen) vertreten, die eine geheime Adresse haben. Im Rahmen der Zuwendungsweiterleitung dürfen diese Adressen nicht öffentlich werden und müssen bei der Bearbeitung besonders geschützt sein. Eine entsprechende Sicherung haben FHK und der externe Finanzdienstleister gsub vertraglich geregelt.
Bei technischen Fragen zum Online-Portal wenden Sie sich bitte nach der Registrierung unter Angabe Ihrer Dok.-Nummer über prodaba-support(at)gsub.de oder telefonisch über die Servicenummer 030 284 09 292 (Montag, Dienstag und Mittwoch von 9:00 Uhr bis 12:00 Uhr, Donnerstag von 14:00 Uhr bis 17:00 Uhr) an das Support-Team.
Für zuwendungsrechtliche Fragen, z.B. zur Antragstellung, zum Weiterleitungsvertrag, zur Mittelanforderung sowie zum Verwendungs- und Zwischennachweis steht Ihnen das Team der gsub über die E-Mail-Adresse hilfesystem(at)gsub.de zur Verfügung.
Für inhaltlich-fachliche Fragen, z.B. zur Begründung von Corona-bedingten Bedarfen, können Sie die Mitarbeiterinnen bei FHK kontaktieren:
Dr. Charlotte Binder, Referentin für das Projekt „Hilfesystem 2.0“
Katja Schneidersmann, Kaufmännische Angestellte für das Projekt „Hilfesystem 2.0“
hilfesystem2.0(at)frauenhauskoordinierung.de
Die Mitarbeiterinnen stehen Ihnen auch telefonisch unter den Telefonnummern 030 338 43 42 61 und 030 338 43 42 62 zu folgenden Beratungszeiten zur Verfügung: Montag, Mittwoch und Freitag 10:00 bis 12:00 Uhr sowie Montag und Donnerstag 14:00-17:00 Uhr.